Что такое ЮЗЭД и ЮЗЭДО?

ЮЗЕД (Юридически значимый электронный документ) – электронный документ, применяемый для хранения, обработки и быстрой передачи данных в рамках информационной системы предприятия и за ее пределами. Содержание подобных документов при условии, что они заверены электронной подписью считается безусловно подлинным. Их достоверность приравнивается к бумажному аналогу, подписанному вручную. Любые договора, акты, счета, накладные, приемно-передаточные акты могут иметь электронный формат.

ЮЗЕДО (Юридически значимый электронный документооборот) – обмен электронными документами происходящий между организациями, индивидуальными предпринимателями.

Какие условия должны быть соблюдены, чтобы виртуальный документ мог считаться юридически значимым?

Для признания «силы» ЮЗЕД необходимо исключить:

• отсутствие права у его создателя на составление и подписание подобного документа - некомпетентность;
• сомнения в неизменности и целостности документа.

Чтобы гарантировать авторство, целостность и подлинность документа необходимо использовать в качестве одного из его реквизитов квалифицированную усиленную электронную подпись. Именно благодаря ей любой акт или договор приобретает юридическую силу, становится значимым.

Разновидности оборота электронных документов

ЮЗЕДО. Электронный документооборот, который производится с помощью специальных операторов. Правом подписывать электронные документы квалифицированной подписью может иметь любой сотрудник организации на основании приказа или оформленной доверенности. Государственная отчетность – обмен электронной документацией между любым из предприятий, осуществляющих хозяйственную деятельность и регулирующими государственными структурами – ПФР, РосСтат, ФНС, ФСС. В электронном обороте типа государственная отчетность участвуют следующие виды документов – декларации по НДС, информация о среднесписочном числе сотрудников, отчетность по страховым взносам, ежемесячная отчетность в ПФР – СЗВ-М.

Передача электронных документов осуществляется посредством операторов, специализирующихся на электронном документообороте с государственными структурами. Электронные документы в этом случае могут быть подписаны только усиленной электронной подписью, принадлежащей Генеральному директору, либо лицу, временно замещающему руководителя и имеющему на руках доверенность или приказ.

Личный кабинет ЮЗЭДО

Личный кабинет представлен в виде одной веб-страницы или совокупности нескольких. Этот аккаунт необходим для создания, заверения и обмена документами между предприятием и Почтой России. Веб-интерфейс является уникальной мобильной средой, облегчающей решение задач, связанных с документооборотом административно-хозяйственным службам, руководству, бухгалтерии. Для работы в ЮЗЕДО наличие усиленной квалифицированной электронной подписи - КЭП - обязательно.

Что такое «Электронная подпись»?

Под электронной подписью подразумевается информация в электронном формате, которую необходимо добавлять к подписываемому документу, и которая позволяет идентифицировать ее владельца.

Созданием КЭП для организаций и физических лиц – занимаются специализированные Удостоверяющие центры – УЦ. При обращении В УЦ для получения КЭП необходимо отметить, что использоваться она будет при осуществлении оборота электронных документов бизнес-структуры.

Предназначение КЭП

Данный реквизит предотвращает подделку электронных документов. При его создании происходит криптографическое изменение информации с помощью закрытого ключа КЭП. Реквизит также служит для идентификации владельца ключа и определения наличия искажений сведений в документе.

КЭП для работы в личном кабинете может быть выдан любым удостоверяющим центром из числа тех, которые получили аккредитацию Минкомсвязи.

В соответствии с федеральным законом «Об электронной подписи» - 63-Ф3 от 06.04.2011 заниматься приемом заявок на создание КЭП, проверкой и хранением предоставленных персональных данных, производством, выдачей заявителю готовой подписи, ее сопровождением и отзывом при некоторых обстоятельствах только определенные Удостоверяющие центры, а именно – те что получили аккредитацию в Министерстве цифрового развития, связи и коммуникаций Российской Федерации.

Процедура получения КЭП включает в себя следующие моменты:

• сбор и подача документов согласно перечню, размещенному на странице УЦ;
• оплата услуг центра, который подготавливает квалифицированный сертификат ключа для проверок конкретной электронной подписи;
• посещение УС с целью забрать готовый КЭП. При потребителе услуги должен быть личный паспорт или иной документ, с помощью которого можно установить его личность.

Полученный ключ будет действовать на протяжении 1 года, после чего необходимо повторно произвести процедуру получения подписи и регистрации ее в личном кабинете ЮЗЕДО. Рекомендуем вашему вниманию перечень крупных сетей УЦ, имеющих максимальное распространение на территории РФ с указанием стоимости услуги выпуска КЭП.

1. ООО «Такском» https://taxcom.ru/ – 2000 р.
2. ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст» https://tensor.ru/uc – 2000 р.
3. УЦ «Тензор» https://iitrust.ru/ – 2850 р.
4. ООО "Сертум-Про" https://ca.kontur.ru/ - 3000 р.

В среднем для выпуска КЭП требуется от 1 до 3 суток с момента регистрации заявления и приема документов.

Если ваша организация уже имеет КЭП, который был получен для отправки отчетности в налоговую, пенсионный фонд и другие гос. структуры, скорее всего данная подпись подойдет и для работы в ЮЗЕДО. Чтобы подтвердить или опровергнуть это предположение необходимо зарегистрироваться на сайте edo.pochta.ru в Системе юридически значимого документооборота, созданного АО «Почта России». При прохождении регистрации программа попросит ввести ключ, который уже есть в наличии. Успешная регистрация этой подписи означает, что она подойдет и для работы в аккаунте ЮЗЕДО.

Что такое «Ключевые носители»

Электронная подпись хранится на ключевых носителях в качестве которых могут выступать:

• флеш-накопители;
• защищенные хранилища - JaCarta-2 PKI/ГОСТ SE, JaCarta LT, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен Lite, Рутокен S.

Рекомендуем при заказе ключа ЭП в УЦ выбирать продукт, размещенный на защищенных носителях. Преимущество этих устройств в том, что они обеспечивают безопасное хранение КЭП поскольку:

• защищены паролем, который невозможно подобрать в случае потери или кражи накопителя;
• обладают достаточной прочностью.

Перечень документов, необходимых для заказа ключа ЭП

Наполнение пакета документов для подачи заявки от требований конкретного УЦ.

Как центры просят предоставить:

• заявление на выпуск ключа. Как правило, заявка формируется на сайте УЦ, после чего распечатывается и подписывается будущим владельцем ЭП. Подпись на документе должна быть идентична той, которая использовалась при получении паспорта;

Важно! Невнимательное заполнение заявки, ошибки в наименовании и реквизитах предприятий и физических лиц не позволят впоследствии зарегистрировать данный КЭП в ЮЗЕДО

• личный паспорт получателя ключа. При получении доверенным лицом можно предоставить заверенную копию паспорта;
• СНИЛС или УЭК – универсальную электронную карту - заверенных копий будет достаточно при получении КЭП доверенным лицом;
• доверенность от владельца ключа – если он сам не сможет приехать в УЦ.

Таким образом – для регистрации в ЮЗЕДО предварительно необходимо заказать усиленную квалифицированную подпись в УЦ. Рекомендуется при заказе уточнить, что КЭП должна находиться на защищенном паролем носителем.

Сколько стоят услуги ЮЗЭДО?

Партнерский оператор электронного документооборота «i-Конто» предоставляет бесплатные услуги по обмену электронными документами на протяжении одного года после регистрации. Познакомиться с тарифами компании вы сможете на сайте.

Электронный документооборот с участием сторонних операторов ЭДО

При действующей регистрации у стороннего оператора допускается производить обмен электронных документов с АО «Почта России» не регистрируясь в ЮЗЕДО. В этом случае обмен производится с помощью роуминга. Подобный вариант возможен лишь при условии настроенного взаимодействия вашего оператора с «i-Конто». Выяснить – существуют ли для этого технические возможности можно в службе поддержки любой из этих компаний.

Как проверить юридически значимый документ и ЭП?

С помощью электронной подписи можно подтвердить авторство документа и предотвратить внесение изменений в находящуюся на нем информацию. Для выполнения проверки потребуется файл с электронным документом и электронной подписью. Бесплатно проверить документ можно портале ГОСУСЛУГИ или КОНТУР.КРИПТО.

Государственная отчетность

Для передачи отчетности в государственные учреждения можно воспользоваться одним из двух способов:

• посредством услуг оператора, специализирующегося на электронном документообороте с гос. структурами;
• используя телекоммуникационные каналы связи – ТКС через операторов, занимающихся обменом электронных документов с государственными органами. Для проведения процедуры понадобится КЭП Генерального Директора.

Информацию об операторах, осуществляющих деятельность в вашем регионе можно получить, пройдя на соответствующую страницу сайта.

Начиная с 2008 года практически 100% организаций отправляют отчетность в регулирующие гос. учреждения в электронном виде. В ЛК ЮЗЕДО необходимо указать ссылку на специализированного оператора, который предоставляет данную услугу вашей организации. Уточните адрес ее веб-сайта в бухгалтерии предприятия.

Сдача электронной отчетности при наличии актуальной КЭП гендиректора может производиться в личном аккаунте предприятия на ресурсе соответствующего регулирующего органа – ФНС, ФСС, РосСтат, ПФР.